Leistungsbeschreibung: was eine gewachsene Automatisierung prüfbar macht

Eine Leistungsbeschreibung beantwortet zwei Fragen: Was soll am Ende laufen, und woran erkennen beide Seiten, dass es läuft? Aus ihren Sätzen werden die Kriterien der Abnahme. Wo die Automatisierung über Jahre gewachsen ist und niemand sie aufgeschrieben hat, beginnt das Dokument beim heutigen Zustand statt beim Ziel.

Leistungsbeschreibung: das Dokument, aus dem die Abnahme folgt

Es gehört als Anlage zum Angebot und legt drei Dinge fest: den Gegenstand, die Abgrenzung und die Prüfung. Der Gegenstand sagt, welcher Ablauf künftig ohne Handarbeit läuft. Die Abgrenzung sagt, was außerhalb bleibt. Die Prüfung sagt, an welchen Fällen das Ergebnis gemessen wird — dieselben Fälle, die später bei der Abnahme des Werks vorgeführt werden.

Ein Unternehmen ohne eigene Entwicklung hat dafür selten eine Vorlage im Haus. Das ist kein Nachteil: Welche Fälle vorkommen und welche Ausnahmen es gibt, weiß niemand besser als die Abteilung, die den Ablauf täglich bedient. Es fehlt nur die Form, in der sich das so aufschreiben lässt, dass es prüfbar wird.

Der Ist-Zustand: was Tabelle, Skript und Roboter heute tun

Vor jedem Zielbild steht die Aufnahme des Bestehenden. Sie beantwortet Fragen, die im Haus meist nur eine einzige Person beantworten kann: Woher kommen die Daten, in welcher Reihenfolge werden sie verarbeitet, wer startet den Lauf, was geschieht, wenn diese Person im Urlaub ist, und woran merkt jemand, dass etwas schiefgegangen ist?

Dabei kommen regelmäßig Schritte zutage, die in keiner Unterlage stehen: ein von Hand gepflegtes Tabellenblatt neben dem eigentlichen Lauf, eine Sortierregel im Postfach, ein zweites Programm auf einem einzelnen Rechner. Diese gewachsene Schatten-IT gehört in die Aufnahme, auch wenn sie später verschwinden soll.

Vom Wunsch zum prüfbaren Satz

Ein Satz ist prüfbar, wenn zwei Leute aus verschiedenen Abteilungen ihn gleich verstehen und wenn sich an einem echten Fall zeigen lässt, ob er zutrifft. Der Wunsch, Eingangsrechnungen automatisch zu verbuchen, erfüllt das nicht. Prüfbar wird er so: Für jede PDF-Rechnung eines bekannten Lieferanten entsteht in der Buchhaltungssoftware ein Buchungssatz mit Belegnummer, Datum, Betrag und Kostenstelle; Rechnungen unbekannter Absender werden nicht gebucht, sondern in einer Liste zur Sichtung gesammelt.

Dieser prüfbare Satz nennt Quelle, Ziel, Inhalt und den Umgang mit dem Ausnahmefall. Genau daraus entsteht später die Prüfliste — und genau darüber lässt sich streiten, bevor gebaut wird, was erheblich billiger ist als danach.

Was ausdrücklich nicht geändert wird

Zur Beschreibung gehört die Gegenliste. Sie nennt die Auswertungen, die gleich aussehen müssen, die Bestandsdaten, die unangetastet bleiben, und die Schritte, die bewusst von Hand erledigt werden — etwa eine Freigabe ab einer bestimmten Größenordnung. Ohne diese Liste liest der Auftraggeber jede Abweichung als Fehler und der Auftragnehmer jede Rückfrage als Erweiterung.

Ebenso gehört hinein, was mit dem alten Weg geschieht: Wird das Makro abgeschaltet oder bleibt es als Notlösung bestehen, und wer entscheidet das? Solange beide Wege nebeneinander laufen, muss feststehen, welcher von beiden führend ist.

Leistungsbeschreibung ohne Vorlage: typische Schwächen

• Beschrieben wird das Werkzeug statt der Arbeit: Das Makro solle bleiben, nur stabiler. Damit ist nichts prüfbar.
• Die Ausnahmen fehlen. Sie sind aber der Grund, warum bisher jemand danebensitzt.
• Im Fachbereich ist niemand benannt, der entscheidet — bei der ersten Rückfrage steht die Arbeit still.
• Mengen fehlen: ohne ungefähre Zahl der Belege, Positionen oder Läufe lässt sich weder prüfen noch planen.
• Der Zielzustand ist beschrieben, der Ist-Zustand nicht. Dann wird die Übergabe zur Entdeckungsreise.

Fehlt eine schriftliche Grundlage vollständig, ist die Aufnahme des Bestehenden selbst der erste beauftragte Abschnitt, mit einem Dokument als Ergebnis. Dieses Dokument ist zugleich der Anfang der Dokumentation der bestehenden Automatisierung.

Wie wir den Ist-Zustand aufnehmen

Wir setzen uns neben die Leute, die den Ablauf heute bedienen, und lassen ihn einmal vollständig vorführen — mit echten Belegen und mit den Fällen, die Ärger machen. Was dabei entsteht, ist eine Beschreibung in der Sprache der Abteilung, dazu die Liste der Ausnahmen und die Prüffälle für die Abnahme. Erst danach folgt ein Angebot, und die Beschreibung liegt ihm als Anlage bei — auch dann, wenn die Prozessautomatisierung für Unternehmen ohne eigene Entwicklung in mehreren Abschnitten geliefert wird.