Schatten-IT: die Automatisierung, von der niemand weiß

Schatten-IT ist jede Anwendung, die im Unternehmen arbeitet, ohne dass die Verantwortlichen sie kennen, verwalten oder ersetzen könnten. Dazu zählen Tabellen mit Makros, Skripte auf einzelnen Rechnern, Postfachregeln und kleine Roboter, die ein früherer Dienstleister eingerichtet hat. Sie sind nicht verboten worden — sie sind entstanden, weil jemand eine Aufgabe lösen musste.

Schatten-IT: was der Begriff umfasst

Der Begriff stammt aus einer Zeit, in der er vor allem eingekaufte Software ohne Wissen der zuständigen Abteilung meinte. In Unternehmen ohne eigene Entwicklung hat er eine engere Bedeutung: Gemeint sind die selbst gebauten Abläufe, die zwischen den offiziellen Programmen sitzen und deren Lücken schließen.

Typische Fundstücke: eine Tabelle im Einkauf, die aus Lieferantenlisten Bestellvorschläge rechnet; ein Skript, das nachts Dateien aus einem Ordner in die Warenwirtschaft schiebt; eine Regel im Postfach, die eingehende Rechnungen an eine Adresse weiterleitet, die es im Organigramm nicht gibt; ein Roboter, der Belege abtippt und den ein Dienstleister vor Jahren eingerichtet hat.

Wie sie in einem Unternehmen ohne eigene Entwicklung entsteht

Die Ursache ist selten Nachlässigkeit. Eine Fachabteilung hat eine Aufgabe, der Hersteller der Standardsoftware hat eine Warteliste, und dazwischen steht jemand, der sich mit Tabellen auskennt. Was er baut, funktioniert noch am selben Tag und braucht keine Freigabe, die beantragt werden müsste. Damit ist die Sache entschieden — und sie bleibt entschieden, solange nichts passiert.

Das Muster ist stabil, weil es sich auszahlt: Jede gelöste Aufgabe erzeugt die nächste. Aus einer Tabelle werden vier, aus einem Skript eine Kette, und am Ende hängt ein Teil der täglichen Arbeit an Bauten, die nie jemand geprüft hat.

Woran Schatten-IT gefährlich wird

Vier Punkte wiegen schwer:

• Das Regelwissen ist nicht aufgeschrieben. Warum eine Zeile aussortiert wird, weiß nur die Person, die es eingebaut hat. Fällt sie aus, entscheidet der Ablauf weiter — nach Regeln, die niemand nachlesen kann.
• Der Betrieb hängt an einer Person und einem Gerät. Urlaub, Krankheit oder ein Gerätetausch genügen, damit etwas stillsteht, das die Geschäftsführung für eine Funktion der Standardsoftware gehalten hat.
• Daten liegen außerhalb der Ordnung. Exporte mit Kundendaten in einem Ordner auf dem Arbeitsplatzrechner sind eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten fehlt.
• Zugänge sind persönlich. Läuft ein Ablauf unter der Kennung eines Mitarbeiters, endet er mit dessen Austritt; im Protokoll steht dann ein Name, der nichts getan hat.

Eine Bestandsaufnahme entlang der Spuren

Gefunden wird nicht über eine Umfrage, sondern entlang der Spuren, die jeder Ablauf hinterlässt. Fünf Fragen je Fund reichen für den Anfang: Was löst ihn aus — ein Zeitplan, eine Mail, ein Klick? Woher kommen die Eingangsdaten? Was verlässt ihn, und wer arbeitet mit dem Ergebnis weiter? Unter welchem Zugang arbeitet er, und ist das ein technisches Benutzerkonto für Automatisierungen? Und wer im Haus merkt es, wenn er ausbleibt?

Die Antworten gehören in dieselbe Form wie jede andere Beschreibung eines Ablaufs; welche Angaben dazugehören, steht unter Automatisierung dokumentieren. Erst wenn eine Liste existiert, lässt sich über Reihenfolge und Dringlichkeit reden.

Was mit einem Fund geschieht: behalten, ersetzen, abschalten

Ein Verbot löst nichts: Die Aufgabe bleibt, und der nächste Bau entsteht unbemerkt. Tragfähig ist eine Entscheidung je Fund, festgehalten und mit einem benannten Verantwortlichen.

1. Behalten wie es ist. Kleiner Umfang, geringe Wirkung, bekannter Autor im Haus — die Beschreibung genügt.
2. Übernehmen und tragfähig machen. Der Ablauf ist wichtig, die Bauweise trägt nicht. Er wird auf eine wartbare Grundlage umgebaut, geprüft und übergeben.
3. Abschalten. Die Aufgabe hat sich erledigt oder die Standardsoftware kann es inzwischen selbst. Abschalten heißt: Auslöser entfernen, Zugänge sperren, das Ergebnis eine Weile beobachten.

Die Reihenfolge ergibt sich aus zwei Größen: Wie viel hängt an dem Ablauf, und wie schnell fällt auf, dass er fehlt? Ein Bau, von dem Zahlungen abhängen und dessen Ausfall erst in der nächsten Abstimmung auffällt, steht oben. Ein Bau, der eine Liste für den internen Gebrauch füllt, kann warten, auch wenn er täglich läuft.

Wie wir einen Bestand aufnehmen

Wir nehmen die vorhandenen gewachsenen Abläufe auf, ordnen sie nach Wirkung und Abhängigkeit und schlagen je Fund eine der drei Entscheidungen vor. Was übernommen wird, bauen wir auf eine wartbare Grundlage um und übergeben es mit Abnahme und Beschreibung; die Weisung an die Umsetzenden liegt bei unserer Projektleitung. Wie eine solche Betriebsübergabe an den Auftraggeber abläuft und was danach im Haus bleibt, gehört zum selben Auftrag wie die Prozessautomatisierung für Unternehmen ohne eigene Entwicklung.