Abnahme einer abgelösten Automatisierung: woran das Ergebnis gemessen wird

Die Abnahme ist die Erklärung des Bestellers, dass er das Ergebnis als im Wesentlichen vertragsgemäß billigt. Beim Ersatz einer gewachsenen Automatisierung ist sie besonders heikel: Das alte Verfahren hatte keine Beschreibung, und der Maßstab für das neue muss deshalb erst hergestellt werden, bevor jemand unterschreibt.

Abnahme: vier Rechtsfolgen, jede in ihrer eigenen Vorschrift

§ 640 BGB regelt den Vorgang selbst: Der Besteller ist verpflichtet, ein im Wesentlichen vertragsgemäßes Werk abzunehmen. Die Folgen der Billigung stehen an anderer Stelle, jede in ihrer eigenen Vorschrift. Die Vergütung wird fällig (§ 641 Abs. 1 BGB). Die Gefahr geht auf den Besteller über (§ 644 Abs. 1 BGB). Die Verjährung der Mängelansprüche beginnt zu laufen (§ 634a Abs. 2 BGB). Die vierte Folge steht in keinem Paragraphen: Nach ständiger Rechtsprechung muss von diesem Zeitpunkt an der Besteller den Mangel beweisen, davor der Auftragnehmer die Vertragsmäßigkeit seines Werks. Vier Folgen hängen damit an einem einzigen Datum, weshalb die Unterschrift kein Formalakt ist, sondern der Wendepunkt des Vorhabens. Was danach mit Fehlern geschieht, behandelt der Beitrag zur Mängelhaftung; endet das Vorhaben vorher, greift die Kündigung des Werkvertrags durch den Besteller.

Der Maßstab bei einer Ablösung: das alte Verhalten

Bei neu gebauter Software wird gegen eine Spezifikation geprüft. Bei einer Ablösung gibt es keine: Der Maßstab ist das, was die gewachsene Automatisierung heute erzeugt — dieselben Buchungen, dieselben Belegnummern, dieselbe Reihenfolge der Schritte. Dieser Maßstab wird während der Aufnahme aufgeschrieben und mit dem Fachbereich bestätigt, sonst prüfen später zwei Seiten gegen zwei verschiedene Vorstellungen.

Abweichungen sind dabei nicht automatisch Fehler. Ein Teil von ihnen sind Korrekturen: Das alte Makro hat gerundet, wo es nicht runden sollte, oder einen Lieferanten doppelt geführt. Jede Abweichung wird deshalb einzeln eingeordnet — entweder als Mangel, der nachzubessern ist, oder als bewusst übernommene Korrektur, die in der Beschreibung festgehalten wird. Diese Einordnung trifft der Fachbereich, nicht die Technik.

Prüfen auf echten Daten statt im Besprechungsraum

Eine Vorführung beweist wenig. Aussagekräftig ist der Vergleich: Der neue Ablauf läuft über einen vereinbarten Zeitraum parallel zum alten, beide arbeiten auf denselben echten Daten, und verglichen wird das Ergebnis Zeile für Zeile. Wie dieser Vergleich organisiert wird, steht im Beitrag zum Schattenbetrieb. Der Zeitraum sollte so gewählt sein, dass ein Abschluss und die üblichen Ausnahmen darin vorkommen, denn genau dort unterscheiden sich gewachsene Automatisierungen von ihren Nachfolgern.

Zwei Fehler wiederholen sich dabei. Der erste: Geprüft wird gegen die Erwartung des Fachbereichs statt gegen das, was der alte Ablauf tatsächlich getan hat — dann wird jede Eigenheit der Vergangenheit zum Streitfall. Der zweite: Der Vergleich läuft zu kurz, weil der neue Ablauf im Betrieb schon gebraucht wird. Beides lässt sich vermeiden, indem der Umfang der Prüfung vor dem ersten Durchlauf schriftlich feststeht und beide Seiten wissen, wer die Abweichungen bewertet.

Abnahme eines KI-Schritts, dessen Ergebnis nicht feststeht

Wo sich keine Regel formulieren lässt — die Anfrage im Freitext, der Beleg in fünfzig Gestalten —, arbeitet ein Sprachmodell. Sein Ergebnis ist nicht deterministisch: Derselbe Eingang kann zweimal unterschiedlich gelesen werden, und ein Vergleich Zeile für Zeile trägt nicht mehr. Vereinbart wird deshalb etwas anderes: ein Prüfsatz aus echten, vorab bewerteten Fällen, eine benannte Schwelle für die Übereinstimmung, ein definierter Umgang mit unsicheren Fällen und die Festlegung, welche Daten das Modell überhaupt zu sehen bekommt.

Dazu gehört der Weg zurück zum Menschen: Fälle unterhalb der Schwelle landen in einer Liste zur Bearbeitung, nicht stillschweigend im Buchungsstapel. Geprüft wird der Durchlauf über den gesamten Prüfsatz, nicht der Eindruck nach zwei Beispielen — dieser Punkt gehört in jedes Angebot für eine KI-Implementierung.

Wenn niemand unterschreibt: Billigung und Frist

In der Praxis unterschreibt oft niemand, weil der Fachbereich beschäftigt ist und der Ablauf ohnehin schon läuft. Das Gesetz kennt diesen Fall: Setzt der Auftragnehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist und verweigert der Besteller die Billigung nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Daneben kann die Billigung auch schlüssig erklärt werden, etwa durch vorbehaltlose Weiterbenutzung im Betrieb; das steht nicht im Gesetz, sondern folgt aus der Rechtsprechung. Für den Auftraggeber hat das Gewicht: Mit dem Fristablauf wird die Vergütung fällig, die Gefahr geht über, die Verjährung beginnt, und von da an muss er einen Mangel beweisen, statt ihn nur zu benennen. Deshalb gehört in den Kalender, bis wann zu prüfen ist, und in die Unterlagen, woran gemessen wird — ein innerhalb der Frist benannter Mangel hält die Prüfung offen.

Wie wir die Prüfung vorbereiten

Wir schreiben die Kriterien vor dem Start ins Angebot, zusammen mit dem Zeitraum des Vergleichs und der Liste der Sonderfälle, die darin vorkommen müssen. Während der Prozessautomatisierung liefern wir in Abschnitten, jeder Abschnitt wird einzeln geprüft, und die fachlichen Anweisungen an die Beteiligten laufen über unsere Projektleitung. Am Ende steht ein Protokoll mit den verglichenen Fällen und den eingeordneten Abweichungen — das Dokument, mit dem der Fachbereich die Übernahme auch gegenüber der Geschäftsführung belegen kann.