RPA-Software, Makro oder Skript – wir übernehmen, was bei Ihnen niemand mehr warten kann
RPA-Software, Excel-Makros und ein Skript vom früheren Kollegen halten in vielen Unternehmen ganze Abläufe zusammen – bis ein Update kommt, eine Oberfläche sich ändert oder die eine Person in den Urlaub geht. Dann steht der Ablauf, und im Haus kann niemand sagen, was die Automatik eigentlich tat.
Dieses Angebot richtet sich an Unternehmen mit zwanzig bis zweihundert Mitarbeitern, die keine eigene Softwareentwicklung haben. Wir übernehmen die gewachsene Automatisierung als Auftrag: aufnehmen, was sie wirklich tut, entscheiden, was davon Regel, Schnittstelle oder weiter Handarbeit ist, neu bauen, was tragen muss – und so übergeben, dass die nächste Änderung nicht wieder an einem einzigen Menschen hängt. Der Vertrag folgt deutschem Recht, der Umgang mit Personendaten der DSGVO.
Für wen
- Eine Automatik läuft seit Jahren, aber die Person, die sie gebaut hat, ist nicht mehr im Unternehmen – geändert wird seitdem nichts mehr.
- Nach jedem Update der Warenwirtschaft bleibt der Roboter an einer verschobenen Schaltfläche hängen, und jemand tippt die Vorgänge wieder von Hand nach.
- Die Abteilung hat sich mit Makros selbst geholfen; niemand weiß, welche Datei die gültige ist und welche Regeln in ihr stecken.
- Ein Dienstleister hat die Automatisierung eingerichtet und meldet sich nicht mehr; Zugangsdaten und Beschreibung fehlen.
- Die Automatik schreibt still falsche Werte fort, und auffallen tut es erst im Monatsabschluss.
Was Sie bekommen
Bestandsaufnahme: was Ihre RPA-Software tatsächlich tut
Wir lesen die vorhandene Automatisierung Schritt für Schritt: welche Programme sie bedient, welche Dateien sie liest und schreibt, welche Regeln in Makros und Skripten stecken, mit welchem Benutzerkonto sie läuft. Heraus kommt eine Beschreibung des Ist-Zustands mit den Stellen, an denen sie ohne Meldung abbricht oder falsche Werte weiterschreibt – an Ihren echten Vorgängen belegt, nicht aus der Erinnerung der Beteiligten.
RPA-Software, Regel oder Schnittstelle – je Schritt entschieden
Eine Oberfläche nachzubedienen ist die brüchigste Lösung: Jede Änderung am Bildschirm hält den Ablauf an. Wo ein Programm eine Schnittstelle oder einen Datenzugang bietet, ersetzen wir das Nachklicken dadurch; wo es keinen gibt, bleibt der Roboter – dann aber mit Abgleich jedes übertragenen Datensatzes. Eine Entscheidungsliste hält je Schritt fest, was ihn künftig trägt und warum.
Verstreute Daten in einen brauchbaren Stand bringen
Gewachsene Automatik hinterlässt uneinheitliche Daten. Solche Bestände lassen sich zusammenführen: In einem abgeschlossenen Projekt wurden 138 Schreibweisen zu 75 Lieferanten zusammengeführt und 1 922 Positionen damit auswertbar; in einem anderen entstanden aus 3 579 Positionen von Belegfotos ein Verzeichnis mit 24 Lieferanten, jede Position mit hinterlegtem Beleg.
Ein Betrieb, der nicht an einer Person hängt
Gebaut wird in TypeScript und Node.js mit PostgreSQL. Jeder Lauf schreibt mit, was er getan hat; was nicht passt, landet mit Grund bei einer benannten Rolle statt still in einer Protokolldatei. Technische Benutzerkonten gehören dem Unternehmen, nicht einer Privatperson, und die Zugänge liegen dort, wo auch die Vertretung sie findet.
Von der Aufnahme bis zur Übergabe
Gespräch über den Ablauf, der Sie beschäftigt
Ein Gespräch von rund zwanzig Minuten: Was läuft heute automatisch, was bricht ab, wer greift ein. Wir zeigen laufende Systeme mit Beispieldaten statt Folien. Danach steht fest, welche Automatik zuerst aufgenommen wird.
Aufnahme des vorhandenen Bestands
Aus Skripten, Makros, Robotern und einer Stichprobe echter Vorgänge entstehen die Ist-Beschreibung, die Entscheidungsliste und die Ausgangswerte. Daraus wird das Angebot: was übernommen, was neu gebaut, was bewusst wieder Handarbeit wird – und woran die Abnahme gemessen wird.
Schattenlauf neben der alten Automatik
Das Neue läuft zuerst mit, ohne in Ihre Systeme zu schreiben, und wird Vorgang für Vorgang gegen den bisherigen Stand gehalten. Abweichungen sind vor dem Einschalten erklärt – auch die, bei denen die alte Automatik falsch lag. Erst danach wird umgeschaltet, Abschnitt für Abschnitt.
Abnahme und Übergabe mit Beschreibung
Abgenommen wird gegen die Kriterien aus dem Angebot. Zur Übergabe gehören die Beschreibung des Ablaufs, die Zugänge auf Unternehmenskonten, eine Einweisung der zuständigen Personen und die Möglichkeit, jeden Abschnitt anzuhalten und vorübergehend von Hand zu führen.
Abnahme statt Versprechen
Die Abnahmekriterien stehen im Angebot, bevor gebaut wird: welche Vorgänge ohne Handeingriff durchlaufen müssen, welche Abweichungen gegenüber dem Schattenlauf erklärt sind, wie Ausnahmen gemeldet werden und was zur Übergabe gehört. Jeder Abschnitt wird für sich geliefert und geprüft. Aufgaben an unsere Leute gibt unsere Projektleitung; die Nutzungsrechte am Code, der eigens für Ihren Ablauf entsteht, gehen mit vollständiger Bezahlung auf Sie über.
Bevor Sie Vorgänge, Skripte oder Zugänge zeigen, schließen wir eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu; technische Maßnahmen und Subunternehmer stehen im Angebot. Verarbeitet wird auf Servern in Deutschland und der EU.
Die Aufnahme des Bestands ist Beratung im Dienstvertrag nach Tagessatz, ihr Ergebnis sind die vereinbarten Unterlagen – die Sie auch behalten, wenn Sie danach mit jemand anderem weiterarbeiten. Die Umsetzung folgt im Werkvertrag mit Festpreis und Abnahme; spätere Änderungen werden gesondert beauftragt, mit eigenen Abnahmekriterien.
Begriffe zum Thema
- Festpreis oder Abrechnung nach Zeit: wer das Risiko am geerbten Ablauf trägtBei einer gewachsenen Automatisierung ist der Aufwand zu Beginn unbekannt. Deshalb entscheidet das Preismodell, wer für das Unsichtbare geradesteht.
- Oberflächenautomatisierung: wann ein Roboter die Maske bedient und wann ein Datenweg trägtEin Roboter, der Masken bedient, kommt ohne Zustimmung des Herstellers aus — und bricht bei der ersten Änderung an der Maske. Wann der Klickweg trägt und wann der Datenweg.
- Schatten-IT: die Automatisierung, von der niemand weißTabellen mit Makros, ein Skript auf einem Rechner, ein Roboter von einem früheren Dienstleister: Abläufe, die tragen, bis eine Person ausfällt oder ein Zugang erlischt.
- Werkvertrag: wenn eine geerbte Automatisierung zum geschuldeten Ergebnis wirdWenn ein Makro, ein Skript und ein Roboter den Betrieb tragen, aber niemand sie erklären kann, muss der Vertrag den Ablauf beschreiben statt das Programm.
Fragen zur Übernahme einer laufenden Automatisierung
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung heißt, einen Geschäftsvorgang über Programmgrenzen hinweg ohne manuelle Übertragung laufen zu lassen – von der Auslösung bis zum Ergebnis im Zielsystem. Nicht jeder Schritt gehört dazu: Seltene Fälle und solche, die Urteil verlangen, bleiben bewusst beim Menschen, mit klarer Übergabe.
Wann lohnt sich RPA-Software und wann eine Schnittstelle?
Eine Schnittstelle spricht das Programm direkt an und hält Änderungen an der Oberfläche aus; RPA-Software bedient die Oberfläche nach und ist damit an deren Aussehen gebunden. Deshalb steht bei uns die Schnittstelle vorn und der Roboter dort, wo ein Programm weder Schnittstelle noch Datenzugang anbietet – ergänzt um einen Abgleich jedes übertragenen Datensatzes.
Was passiert, wenn sich unser Prozess ändert?
Weil jeder Lauf Stand und Ausnahmen protokolliert, fällt eine Änderung als steigende Zahl von Ausnahmen auf, bevor falsche Daten weiterwandern. Die Anpassung wird gesondert beauftragt; die Entscheidungsliste aus der Aufnahme zeigt, welcher Schritt betroffen ist.
Wer betreibt die Automatisierung nach der Abnahme?
Das regelt der Vertrag: Ihr Haus, wir oder beide gemeinsam. Übergeben wird in jedem Fall so, dass ein Wechsel möglich ist – Beschreibung, Zugänge auf Unternehmenskonten und Einweisung gehören zum Werk, nicht zu einer Zusatzleistung.
Welche Automatisierung hängt bei Ihnen an einer Person?
Nennen Sie uns den Ablauf, der automatisch läuft, und die Person, ohne die er stillsteht. Im Gespräch sagen wir, was sich davon als Werkvertrag übernehmen lässt — und was besser wieder Handarbeit wird.