Festpreis oder Abrechnung nach Zeit: wer das Risiko am geerbten Ablauf trägt

Ein Festpreis bindet die Vergütung an ein beschriebenes Ergebnis, ein Tagessatz an die aufgewendete Arbeitszeit. Die Wahl entscheidet, wer das Risiko der Schätzung trägt. Bei einer geerbten Automatisierung ist dieses Risiko besonders groß, weil zu Beginn niemand sagen kann, was in der Tabelle, dem Skript oder dem Roboter tatsächlich steckt.

Festpreis und Tagessatz: was jeweils bezahlt wird

Bei der Pauschale kauft der Auftraggeber einen Zustand und kennt die Summe vorher; alles, was zur Herstellung nötig ist, liegt beim Auftragnehmer. Bei der Abrechnung nach Aufwand kauft er Arbeitszeit und behält die Steuerung: Er kann den Auftrag jederzeit anders ausrichten, trägt aber jede Fehleinschätzung selbst. Das erste Modell gehört zum Vertrag über ein Werk, das zweite meist zu einer Tätigkeit — welche Form wann passt, behandelt der Beitrag zum Dienstvertrag.

Das Unbekannte im Erbe: warum Schätzungen hier scheitern

Eine gewachsene Automatisierung hat keine Beschreibung, aber viele Sonderfälle. Ein Makro, das jahrelang den Wareneingang bucht, enthält Regeln, die nie jemand aufgeschrieben hat: einen Lieferanten mit zwei Nummernkreisen, einen Abschlussmonat mit anderer Reihenfolge, eine Preisrundung, die irgendwann eine Aushilfe eingebaut hat. Diese Regeln sind der eigentliche Wert des Ablaufs — und der eigentliche Aufwand seiner Ablösung.

Wer unter dieser Unsicherheit eine Pauschale verlangt, bekommt sie auch: mit einem Aufschlag für alles Unsichtbare. Wer sie ohne Aufschlag bekommt, zahlt später über Nachträge oder erhält ein Ergebnis, das die Sonderfälle nicht kennt und beim ersten Abschluss auffällt. Beides ist teurer als die ehrliche Reihenfolge.

Beide Modelle sind zulässig, und beide sind im Markt üblich. Unbrauchbar ist nur die Kombination aus unklarem Gegenstand und fester Summe: Sie erzeugt entweder einen Aufschlag, den niemand benennt, oder eine Auseinandersetzung darüber, was eigentlich vereinbart war. Für eine Geschäftsführung ohne technische Abteilung ist das die wichtigste Erkenntnis vor der Anfrage — nicht die Höhe des Angebots, sondern die Frage, worauf es sich bezieht.

Untersuchung nach Zeit, Übertragung zum Festpreis

Die Faustregel lässt sich in einem Satz sagen: Was noch untersucht werden muss, wird nach Aufwand abgerechnet; was beschrieben ist, wird pauschal vergeben. Praktisch entstehen daraus zwei Abschnitte mit getrennten Angeboten. Der erste liefert die Aufnahme des heutigen Ablaufs samt Sonderfällen und Abhängigkeiten. Der zweite überträgt ihn auf eine betreute Grundlage — und bekommt erst dann einen festen Preis, wenn die Leistungsbeschreibung steht.

Diese Teilung nützt vor allem dem Auftraggeber. Nach dem ersten Abschnitt kann er den Anbieter wechseln, das Vorhaben verschieben oder feststellen, dass der alte Ablauf gar nicht mehr gebraucht wird. Bezahlt hat er bis dahin Untersuchung, kein Versprechen.

Was im Angebot stehen muss, damit eine Pauschale trägt

Ein pauschales Angebot ohne diese fünf Angaben ist eine Wette:

• der Gegenstand: welcher Ablauf, welche Schritte, welche Standardsoftware daran hängt;
• die Kriterien, an denen geprüft wird, samt Prüfung im Schattenbetrieb auf echten Daten;
• die Annahmen, auf denen der Preis beruht: Datenqualität, verfügbare Zugänge, Ansprechpartner im Fachbereich;
• der Umgang mit Änderungswünschen während der Arbeit;
• die Übergabe: Beschreibung, Zugänge, Rechte am Ergebnis.

Fehlt eine dieser Angaben, verschiebt sich die Auseinandersetzung nur nach hinten — in die Zeit, in der der alte Ablauf schon abgeschaltet ist.

Kostengrenze und Änderungen während der Arbeit

Auch eine Abrechnung nach Zeit braucht einen Rahmen. Üblich ist eine Kostengrenze, bei deren Erreichen gesprochen wird, bevor weitergearbeitet wird; dazu ein kurzer, regelmäßiger Bericht darüber, was untersucht wurde und was daraus folgt. Damit bleibt die Steuerung dort, wo sie hingehört, ohne dass jemand Stunden zählt.

Für Änderungen gilt eine klare Trennung: Was von der vereinbarten Beschreibung abweicht, ist ein Mangel und wird nachgebessert. Was neu hinzukommt, weil der Fachbereich es sich anders überlegt hat, ist ein neuer Auftrag mit eigenem Umfang und eigenem Preis. Diese Unterscheidung vor dem Start zu benennen, erspart beiden Seiten den unangenehmsten Teil des Projektendes.

Wie wir Abschnitte und Preismodell zusammenbringen

Wir rechnen die Aufnahme nach Zeit ab, mit vereinbarter Kostengrenze, und legen ihr Ergebnis vollständig offen — auch dann, wenn es gegen den Umbau spricht. Für die Übertragung steht der Preis anschließend fest, ebenso, woran das Ergebnis gemessen wird. Angebote für die Prozessautomatisierung nennen die Vertragsform, das Preismodell und die Kriterien der Prüfung in einem Dokument; der zeitliche Rahmen steht dort ebenfalls.